Эксперимент по использованию электронных документов связанных с работой

Содержание
  1. Эксперимент с электронными кадровыми документами: какие компании подпадают
  2. В чем суть документа?
  3. Зачем понадобилось проводить эксперимент?
  4. Кто участники?
  5. Кого нельзя задействовать в эксперименте?
  6. Какие сроки?
  7. С какими документами экспериментировать?
  8. Какую информационную систему использовать?
  9. Каков порядок проведения эксперимента?
  10. Минтруд рассказал о правилах эксперимента по переходу на электронные кадровые документы
  11. В чём суть эксперимента
  12. Кто и как может поучаствовать в эксперименте
  13. Кто может принять участие
  14. Что сделать перед подключением
  15. Как присоединиться
  16. Порядок действий во время проведения эксперимента
  17. Как работать с информационной системой
  18. Как подписывать электронные документы
  19. Как хранить документы
  20. Как отчитываться о ходе эксперимента
  21. Кому задавать вопросы
  22. Приказ Министерства труда и социальной защиты РФ от 14 мая 2020 г. N 240н «Об утверждении Положения о порядке проведения эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой» (с изменениями и дополнениями)
  23. С изменениями и дополнениями от:
  24. С изменениями и дополнениями от:
  25. Информация об изменениях:
  26. Информация об изменениях:
  27. Информация об изменениях:

Эксперимент с электронными кадровыми документами: какие компании подпадают

Принят Федеральный закон от 24.04.2020 № 122-ФЗ «О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой».

В чем суть документа?

Узаконено проведение в России эксперимента по использованию в электронном виде документов, связанных с работой. Работодатели могут поучаствовать в эксперименте в добровольном порядке. Когда тестовый период завершится, в трудовое законодательство внесут поправки, устанавливающие порядок цифрового документооборота.

Зачем понадобилось проводить эксперимент?

Федеральным проектом «Нормативное регулирование цифровой среды», который реализуется в рамках национальной программы «Цифровая экономика Российской Федерации», предусмотрена задача по обеспечению нормативного регулирования цифрового взаимодействия предпринимательского сообщества и государства, в том числе в части заключения, изменения, расторжения и хранения трудовых договоров, внедрения кадрового документооборота в электронном виде.

Соответственно целями проведения эксперимента являются:

1) определение и создание условий для использования в сфере трудовых отношений электронных документов, связанных с работой;

2) подготовка предложений о внесении в трудовое законодательство поправок, касающихся использования электронного документооборота в сфере трудовых отношений.

В конечном счёте, эксперимент поможет отказаться от бумажных кадровых документов и облегчить работу кадровых служб.

Кто участники?

Участие в эксперименте для работодателей будет добровольным. Перечень организаций, пожелавших присоединиться к проекту, утвердит Минтруд. На него же возложена задача по методическому сопровождению эксперимента.

Сотрудники смогут участвовать в эксперименте также по своему желанию. Организации должны будут сформировать и утвердить их списки. Для этого работодателям придётся:

— по необходимости определить структурные подразделения, вовлечённые в проект;

— за месяц до начала эксперимента уведомить о нём работников и разъяснить им право присоединиться к нему или отказаться от участия;

— получить от сотрудников заявление.

Новых сотрудников также можно будет подключать к эксперименту с их согласия.

Кого нельзя задействовать в эксперименте?

В списки участников нельзя включать дистанционных сотрудников и работников, направляемых временно к другим физлицам или юрлицам по договору о предоставлении труда персонала.

Какие сроки?

Организация сможет самостоятельно определить дату начала. В целом эксперимент проводится по 31 марта 2021 года включительно.

С какими документами экспериментировать?

Работодатель должен сам утвердить перечень кадровых документов, которые планирует использовать только в электронном виде. Выбор можно сделать среди документов, которые сейчас оформляют на бумаге и (или) с которыми письменно знакомят сотрудников. Это могут быть, например, трудовой договор, соглашение к нему или ученический договор.

Эксперимент не затрагивает трудовые книжки и электронные сведения о трудовой деятельности.

Какую информационную систему использовать?

Для создания, использования и хранения кадровых электронных документов организация может использовать свою информационную систему или портал «Работа в России». Не запрещено применять оба варианта одновременно.

Стоит отметить, что подготовлен проект постановления Правительства, согласно которому на портале «Работа в России» появится подсистема для перевода кадрового документооборота в электронный вид. С 20 июля по 4 сентября она будет находиться в опытной эксплуатации, а с 1 октября должна стать доступной всем желающим. Для работодателя принципиальным критерием при выборе информационной системы будет способ удостоверения личности. Так, при использовании собственной системы потребуется применение усиленных квалифицированной или неквалифицированной электронных подписей работника. При использовании портала «Работа в России» нужна будет только простая электронная подпись работника, ключ которой получен в соответствии с правилами использования простой электронной подписи при обращении за получением госуслуг.

Каков порядок проведения эксперимента?

17-го июня в Минюсте зарегистрирован приказ Минтруда России от 14.05.2020 № 240н «Об утверждении Положения о порядке проведения эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой». Документом определён порядок организации и проведения эксперимента, подготовки докладов о его проведении, оценки его эффективности и результатов.

Источник

Минтруд рассказал о правилах эксперимента по переходу на электронные кадровые документы

Весной государство запустило эксперимент по переходу на электронные кадровые документы — он продлится до 31 марта 2021 года. Принять участие можно добровольно. Порядок проведения эксперимента Минтруд утвердил 28 июня. Расскажем, как подать заявление на участие, какие документы переводить в электронную форму и о чем отчитываться перед чиновниками.

В чём суть эксперимента

Базовые правила эксперимента по переводу кадровых документов в электронный вид регулирует Федеральный закон от 24.04.2020 № 122-ФЗ. Его порядок проведения утерждён приказом Минтруда РФ от 14.05.2020 № 240н.

Эксперимент предполагает, что работодатели откажутся от кадровых документов на бумажных носителях. Так все на практике узнают, как будет работать механизм формирования, ведения и хранения документов только в электронном виде. Это касается двух типов документов:

Каждый работодатель-участник эксперимента может сам решить, какие документы переводить в электронный вид. Все доступные документы даны в открытом перечне из приложения № 3 к Положению Минтруда. Это трудовой договор, приказ о приёме на работу, предупреждение, график отпусков, извещение, ученический договор, договор о материальной ответственности и прочие документы.

Кто и как может поучаствовать в эксперименте

Список работодателей, которые могут принять участие, практически не ограничен. Но чтобы вас подключили к эксперименту, нужно правильно подготовиться и подать заявление.

Кто может принять участие

Участвовать в эксперименте могут и работодатели, и сотрудники. Это полностью добровольно для обеих сторон.

Для организаций нет никаких ограничений — участвовать могут компании с любым уровнем дохода и количеством сотрудников. ИП присоединиться к эксперименту пока не могут, так как форма заявления этого не предусматривает. Работодатели могут подключить к эксперименту своих работников и лиц, которые только поступают на работу. В обоих случаях от них потребуется письменное заявление на участие.

Участвовать в эксперименте не могут работники на дистанционке и те, кого работодатель временно отправил в другую компанию по договору о предоставлении труда персонала.

Что сделать перед подключением

До начала проведения эксперимента работодатель должен:

Ещё одно важное требование — внедрить новую или адаптировать имеющуюся информационную систему (ИС) для использования и хранения электронных кадровых документов. Можно воспользоваться системой «Работа в России» (общероссийская база вакансий).

Как присоединиться

Чтобы принять участие, работодатель должен подать заявление в Минтруд до 1 декабря 2020 года. Позже вас уже не внесут в список участников. Образец заявления дан в приложении № 1 к Положению. В нём нужно указать следующие данные:

Эксперимент будет идти до 31 марта 2021 года. Но дату старта в своей организации все работодатели определяют самостоятельно.

Вы можете в любое время передумать и отказаться от участия. Для этого тоже предусмотрено заявление, а его образец дан в приложении № 2 к Положению. Минтруд интересует и причина отказа.

Порядок действий во время проведения эксперимента

В самом эксперименте тоже немало правил и нюансов. Участники не всегда понимают, как подписать тот или иной документ, сколько его хранить, куда отчитываться и кому задавать вопросы.

Как работать с информационной системой

Весь электронный документооборот вы можете построить либо через свою ИС, либо через систему «Работа в России». Возможен и смешанный вариант, тогда нужно выбрать, какие кадровые документы вы будете создавать, использовать и хранить в своей ИС, а какие — в системе «Работа в России».

Совсем без системы «Работа в России» обойтись нельзя. Работодатель должен сделать так, чтобы с ней могла взаимодействовать его ИС. Это связано с тем, что работники имеют право в письменном заявлении сообщить о своём желании размещать электронные документы в их личном кабинете в системе «Работа в России».

Система «Работа в России» будет доступна для всех желающих с 1 октября 2020 года. С 20 июля 2020 по 4 сентября 2020 она находится в режиме опытной эксплуатации. Чтобы присоединиться к её тесту, нужно быть зарегистрированным в ЕСИА, иметь усиленную квалифицированную подпись (УКЭП) работодателя и дать своё согласие.

Как подписывать электронные документы

Способ подписания и обмена документами зависит от того, каким сервисом пользуется организация.

«Работа в России». Обмен документами осуществляется через личные кабинеты — от работодателя к работнику или соискателю. Подписывать УКЭП работодателя и простой ЭП работника нужно следующие документы:

Прочие кадровые документы подписывают с использованием УКЭП работодателя и электронной подписи работника, вид которой определён в локальном нормативном акте.

Собственная ИС. Способ обмена документами установлен в локальных нормативных актах и трудовых договорах. Подписывать УКЭП работодателя и УКЭП или усиленной неквалифицированной подписью работника нужно следующие документы:

Прочие кадровые документы подписывают с использованием УКЭП работодателя и электронной подписи работника, вид которой определён в локальном нормативном акте.

Работодатель обязан взять на себя все расходы по обеспечению работников электронными подписями. Из-за отсутствия у кандидата на должность ЭП, отказать в трудоустройстве нельзя.

Как хранить документы

Электронные кадровые документы нужно хранить такие же сроки, как и их бумажных «братьев». Сроки утверждены приказом Росархива от 20.12.19 № 236. Если организация прекращает деятельность (ликвидируется) в период эксперимента, электронные документы нужно передать в государственные или муниципальные архивы.

Будьте готовы предоставить документы по запросу уполномоченных органов и организаций, а также профсоюзов. Предоставить документы можно в электронном виде с УКЭП или в виде заверенной бумажной копии.

Как отчитываться о ходе эксперимента

В Положении предусмотрены отчёты в виде информации о ходе эксперимента, которые будут сдавать работодатели. За их несдачу пока не установлены санкции. Для передачи информации Минтруд установил следующие сроки:

Образец информации дан в приложении № 4 к Положению. В нём указываются данные вашей компании, доля работников-участников эксперимента в штатной численности, перечень документов для эксперимента и причины их выбора/ не выбора, перечень мероприятий по работе с ИС, условия хранения электронных документов, жалобы работников на систему, предложения по улучшению законодательства РФ в части электронных кадровых документов и многое другое.

На основании полученных данных органы подготовят доклады с оценкой эффективности и результативности эксперимента, рассмотрят их с комиссией и передадут в Правительство РФ, чтобы там приняли меры по улучшению ситуации.

Кому задавать вопросы

Минтруд РФ готов сопровождать эксперимент по внедрению электронного кадрового документооборота. Участники могут задать все свои вопросы на эл. почту Министерства mintrud@rosmintrud.ru. Для этого укажите тему письма «Эксперимент ЭКДО» и добавьте в него файл с обращением. Файл должен называться в такой последовательности «статус участника. Фамилия, имя, отчество (при наличии) (для работника или соискателя). Наименование работодателя».

Министерство обещает отвечать на вопросы не позднее 10 рабочих дней с момента поступления обращения.

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Источник

Приказ Министерства труда и социальной защиты РФ от 14 мая 2020 г. N 240н «Об утверждении Положения о порядке проведения эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой» (с изменениями и дополнениями)

Приказ Министерства труда и социальной защиты РФ от 14 мая 2020 г. N 240н
«Об утверждении Положения о порядке проведения эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой»

С изменениями и дополнениями от:

В соответствии с пунктом 2 статьи 4 Федерального закона от 24 апреля 2020 г. N 122-ФЗ «О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой» (Российская газета, 28 апреля 2020 г., N 92) приказываю:

Утвердить прилагаемое Положение о порядке проведения эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой.

Зарегистрировано в Минюсте РФ 17 июня 2020 г.

Регистрационный N 58674

УТВЕРЖДЕНО
приказом Министерства труда
и социальной защиты
Российской Федерации
от 14 мая 2020 г. N 240н

Положение о порядке проведения эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой

С изменениями и дополнениями от:

3. Эксперимент проводится в целях:

определения и создания условий для использования в сфере трудовых отношений электронных документов, связанных с работой, включая обмен информацией в форме электронных документов, связанных с работой, между работодателем, работником и лицом, поступающим на работу;

подготовки предложений о внесении изменений в трудовое законодательство и (при необходимости) в законодательство Российской Федерации о занятости населения в части использования в сфере трудовых отношений электронных документов, связанных с работой.

4. Участниками эксперимента являются:

работодатели, изъявившие желание участвовать в эксперименте путем направления заявления в Министерство и участвующие в нем в соответствии с настоящим Положением;

работники, состоящие в трудовых отношениях с работодателем на момент принятия работодателем решения об участии в эксперименте и выразившие путем подачи работодателю соответствующего письменного заявления свое добровольное согласие на участие в эксперименте, а также на обработку персональных данных, в том числе на использование в ходе эксперимента электронной подписи работника в соответствии с положениями частей 2 и 3 статьи 7 Федерального закона;

II. Порядок организации и проведения эксперимента

Информация об изменениях:

В заявлении необходимо указать следующую информацию:

2) основной вид деятельности;

3) штатная численность работников;

5) наличие профсоюзной организации (организаций);

6) место проведения эксперимента.

Дополнение перечня осуществляется на основе заявлений, поступивших в Министерство до 30 мая 2021 года.

В случае принятия решения о невключении либо исключении работодателя из перечня Министерство уведомляет работодателя о принятом решении в письменной форме с указанием причин принятия данного решения в срок не позднее трех рабочих дней с момента принятия данного решения.

Информация об изменениях:

7. Эксперимент проводится в отношении документов, связанных с работой, в отношении которых трудовым законодательством Российской Федерации предусмотрено их оформление на бумажном носителе и (или) ознакомление с ними работника в письменной форме, в том числе под подпись (рекомендуемый перечень приведен в приложении N 3 к настоящему Положению).

8. В целях методического сопровождения эксперимента, включая методическое сопровождение деятельности работодателей по созданию, использованию и хранению электронных документов, связанных с работой, на официальном сайте Минтруда России в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» размещается соответствующая методическая информация.

Обращения участников эксперимента по вопросам его проведения направляются на адрес электронной почты Министерства mintrud@rosmintrud.ru с указанием темы «эксперимент ЭКДО» с названием файла, содержащего обращение, «статус участника. Фамилия, имя, отчество (при наличии) (для работника или соискателя). Наименование работодателя».

Ответ на обращение участника эксперимента по вопросам его проведения направляется не позднее 10 рабочих дней с момента поступления обращения в Министерство.

10. Информация о результатах соответствующего мониторинга обращений по вопросам проведения эксперимента, поступивших непосредственно в Роструд, направляется Рострудом ежемесячно до 10 числа месяца, следующего за отчетным, в Департамент оплаты труда, трудовых отношений и социального партнерства Министерства.

11. До начала эксперимента работодатель осуществляет мероприятия, предусмотренные частью 2 статьи 5 Федерального закона.

Информация об изменениях:

Указанная информация предоставляется в сроки до 1 августа 2020 г., до 1 декабря 2020 г., до 2 апреля 2021 г. и до 15 августа 2021 г.

13. Эксперимент может проводиться с использованием информационной системы работодателя и (или) системы «Работа в России».

III. Порядок взаимодействия информационных систем

14. При выборе информационной системы работодателя или системы «Работа в России» необходимо определить перечень видов документов, связанных с работой, какие будут создаваться, использоваться и храниться в информационной системе работодателя, а какие в системе «Работа в России».

В целях использования системы «Работа в России» до участников эксперимента доводится регламент использования системы «Работа в России», а также иные необходимые документы.

Количество соискателей (работников) при проведении ОПЭ не ограничено и определяется работодателями, участвующими в ОПЭ. В целях сбора информации и учета пожеланий (замечаний) при проведении ОПЭ списки соискателей (работников) с указанием контактных данных должны быть представлены в Министерство до 10 июля 2020 года.

18. С 1 октября 2020 года все заинтересованные работодатели и соискатели (работники) вправе принять участие в проведении эксперимента в части использования системы «Работа в России».

20. Соискатель (работник) может ознакомиться с отправленными ему работодателем электронными документами в «Личном кабинете соискателя (работника)» после аутентификации в системе «Работа в России».

21. В случае, если работодатель осуществляет работу с электронными документами, связанными с работой, в собственной информационной системе, предоставление соискателю (работнику) указанных документов осуществляется согласно положениям соответствующих локальных нормативных актов и трудовых договоров. После подписания сторонами трудового договора в электронном виде работодатель направляет работнику документы, связанные с работой, способом, указанным в положениях соответствующих локальных нормативных актов и трудовых договоров.

УНЭП работнику выдается работодателем только с письменного заявления работника с подтверждением получения сертификата такой подписи работником.

В случае письменного изъявления желания работника (соискателя) о предоставлении ему через систему «Работа в России» электронной версии документов, подписанных посредством информационной системы работодателя, работодатель должен направить данные документы в «Личный кабинет соискателя (работника)» в системе «Работа в России» посредством интеграции информационной системы работодателя с порталом «Работа в России» либо посредством загрузки данных документов через личный кабинет работодателя в системе «Работа в России».

22. В локальных нормативных актах, регламентирующих проведение эксперимента в организации, использование электронной подписи работодателем и работником, рекомендуется отражать следующие вопросы:

перечень видов электронной подписи, применяемых при проведении эксперимента, порядок, способы хранения, проверки электронной подписи, порядок обеспечения работников электронной подписью;

права и обязанности работников и работодателя при проведении эксперимента;

соблюдение режима рабочего времени при работе с электронными документами;

обязанности и права работников (по видам электронных документов, по должностям, подразделениям (при наличии дифференциации обязанностей и прав по должностям и подразделениям) при работе с электронными документами: при разработке, согласовании, подписании, утверждении, ознакомлении, хранении, передаче, обмене, контроле, защите информации, работе с личными кабинетами (при наличии), других процедурах;

порядок обработки работодателем электронных документов, связанных с работой, содержащих персональные данные работников;

обязанности работников по соблюдению правил безопасности работы с ключами электронной подписи в соответствии с законодательством Российской Федерации об электронных подписях, персональными компьютерами, мобильными устройствами, компьютерами общего пользования (при наличии);

порядок хранения и уничтожения электронных документов;

порядок направления работниками запросов работодателю на получение электронных документов удобным им способом;

порядок предоставления электронных документов, связанных с работой, по запросам работников, уполномоченных органов и организаций, в том числе при осуществлении государственного контроля (надзора), а также профессиональных союзов;

порядок ознакомления работников и их представителей (при наличии таких представителей) под подпись с локальными нормативными актами, связанными с проведением эксперимента;

обучение работников по вопросам проведения эксперимента;

порядок разрешения спорных ситуаций;

другие вопросы, связанные с проведением эксперимента.

При проведении контрольно-надзорных мероприятий работодатель предоставляет органам, осуществляющим контрольно-надзорные функции, документы, связанные с работой, в электронном виде.

23. До начала проведения эксперимента в коллективный договор (при его наличии), в трудовые договоры или в приложения к трудовым договорам либо в отдельные соглашения между работниками и работодателями, заключаемые в письменной форме, включаются сведения и (или) условия, предусмотренные частью 1 статьи 8 Федерального закона.

IV. Порядок подготовки докладов о проведении эксперимента

Оценка эффективности и результативности эксперимента отражается в докладах согласно следующим критериям (показателям):

1) сфера проведения эксперимента:

в) основные виды структурных подразделений организаций, работники которых участвуют в эксперименте;

2) проблемные вопросы, выявленные в ходе эксперимента:

а) количество жалоб / споров с работниками (в разбивке по тематике с указанием основных проблемных вопросов);

б) количество работодателей / работников, вышедших из эксперимента;

4) отработка порядков и условий создания, использования и хранения работодателем электронных документов, связанных с работой, процедур участия в них работника:

б) количество обоснованных предложений по внесению изменений в законодательство Российской Федерации в части использования в сфере трудовых отношений электронных документов, связанных с работой.

26. Департамент оплаты труда, трудовых отношений и социального партнерства с участием Департамента информационных технологий, Департамента цифрового развития и реализации проектов, Департамента занятости населения, Департамента правовой, законопроектной и международной деятельности Министерства и Роструда уточняет доклады по итогам рассмотрения в Комиссии и направляет их в Правительство Российской Федерации.

V. Контроль за проведением эксперимента

27. Контроль за проведением эксперимента осуществляется Рострудом, государственными инспекциями труда в субъектах Российской Федерации и профессиональными союзами 6 в случае получения обращений работников (соискателей) либо их представителей.

1 В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 25 августа 2015 года N 885 «Об информационно-аналитической системе Общероссийская база вакансий «Работа в России» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2015, N 35, ст. 5000; 2018, N 7, ст. 1028).

3 В соответствии с частью 2 статьи 5 Федерального закона N 122-ФЗ.

4 В соответствии с частью 2 статьи 7 Федерального закона N 122-ФЗ.

5 В соответствии с частью 2 статьи 5 Федерального закона N 122-ФЗ.

6 В соответствии со статьей 370 Трудового кодекса Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, N 1, ст. 3; 2006, N 27, ст. 2878, N 52, ст. 5498) и частью 6 статьи 5 Федерального закона N 122-ФЗ.

7 В соответствии с частью 6 статьи 5 Федерального закона N 122-ФЗ.

Приложение N 1 к Положению
о порядке проведения
эксперимента по использованию
электронных документов,
связанных с работой,
утвержденному приказом Минтруда
России
от 14 мая 2020 г. N 240н

Источник

Комфорт