Эффективность контроля достигается использованием метода управления по принципу исключения

В процессе контроля можно получить ответ на следующие вопросы:

Чему мы научились? Что в следующий раз делать иначе? В чем причина отклонений от намеченного? Какое воздействие оказал контроль на принятие решений? Было ли воздействие контроля позитивным или негативным? Какие выводы следует сделать для выработки новых целей?

В процессе контроля выделяются следующие этапы:

Показатели результативности точно определяют то, что должно быть получено для того, чтобы достичь поставленных целей.

II.Сопоставление достигнутых результатов с установленными стандартами. Данный этап включает 4 стадии.

1стадия. Определение масштаба допустимых отклонений и принцип исключения.

2 стадия. Измерение результатов.

Самый трудный и дорогостоящий элемент контроля, позволяющий установить, насколько удалось соблюсти установленные стандарты. Важно правильно выбрать единицу измерения, установить частоту измерений. Это определяется спецификой вида деятельности, подлежащей контролю. Единица измерения должна быть такой, чтобы её можно было преобразовать в единицы, в которых выражен стандарт (если стандарт – прибыль, то измерение в денежных единицах или в процентах). В зависимости от формы выражения стандарта; (увольнения с работы – измерения в процентах).

3 стадия. Передача и распространение информации.

Необходимо довести до сведения соответствующих работников фирмы установленные стандарты и достигнутые результаты. Информация должна быть точной, поступать вовремя и доводиться в удобной форме. Стандарты должны быть поняты сотрудниками.

4 стадия. Оценка информации о результатах.

Менеджер определяет степень необходимости и важности полученной информации.

III этап. Принятие необходимых корректирующих действий.

Такими действиями могут быть:

1. Невмешательство в работу (ничего не нужно предпринимать – так как фактические результаты совпадают со стандартами). «Кашу маслом не испортишь – не для менеджера».

2. Установление отклонений (установить причины отклонений и добиться возвращения к правильным действиям). Это происходит через изменение некоторых внутренних переменных. Пример: избегать решений с кратковременной выгодой и преимуществами, но в перспективе с большими потерями. Синица в руках вместо журавля в небе не самое лучшее.

3. Изменение стандартов в результате их пересмотра.

Предусматривает пересмотр планов, а, следовательно, и стандартов, которые могут оказаться нереальными, поскольку они основываются на планах, а планы – это лишь прогнозы на будущее. Бывает так, что в процессе реализации плана становиться ясно, что планы составлены слишком оптимистично и требования стандартов выполнить практически невозможно, это сводит на нет мотивацию. Поэтому стандарты пересматриваются в сторону понижения. Контроль может выявить необходимость пересмотра стандартов в сторону повышения – в успешно работающих организациях.

В основу создания всех систем контроля должны быть положены следующие основные требования и критерии:

1. Эффективность контроля;

2. Эффективность влияния на людей;

3. Выполнение задач контроля;

4. Определение границ контроля.

Недопустимые формы контроля.

1. Контроль «по случаю», т.е. как следствие какой-либо оплошности;

2. «Тотальный» контроль, делающий сотрудников несамостоятельными;

4. Контроль – проформа (формальный);

5. Контроль как проявление общего недоверия;

6. «Поверхностный» контроль;

7. Контроль с целью найти « козла отпущения».

Рекомендации по повышению эффективности контроля.

1. Установить осмысленные стандарты, воспринимаемые сотрудниками.

2. Обсуждать с сотрудниками ожидаемые результаты;

3. Устанавливать жесткие, но достижимые стандарты;

4. Избегать чрезмерного контроля;

5. Вознаграждать за достижение стандарта.

Вопросы для закрепления:

1. Какие этапы включает процесс контроля?

2. Перечислите основные требования к контролю.

3. Перечислите недопустимые формы контроля и рекомендации по повышению эффективности контроля.

Укажите один верный вариант ответа:

1. Количество этапов контроля:

2. Какое требование должно быть положено в основу создания контроля:

а) Эффективность контроля

б) Скрытый контроль

в) «Поверхностный» контроль

г) Контроль как проявление общего недоверия;

3. Какой этап первый:

а) Оценка информации о результатах

б) Выработка стандартов и критериев

в) Измерение результатов

г) Принятие необходимых корректирующих действий

Источник

Процесс контроля, его этапы. Факторы эффективного контроля

В процессе контроля можно получить ответ на следующие вопросы:

В процессе контроля выделяются следующие этапы:

II.Сопоставление достигнутых результатов с установленными стандартами. Данный этап включает 4 стадии.

2 стадия. Измерение результатов.
Самый трудный и дорогостоящий элемент контроля, позволяющий установить, насколько удалось соблюсти установленные стандарты. Важно правильно выбрать единицу измерения, установить частоту измерений. Это определяется спецификой вида деятельности, подлежащей контролю. Единица измерения должна быть такой, чтобы её можно было преобразовать в единицы, в которых выражен стандарт (если стандарт – прибыль, то измерение в денежных единицах или в процентах). В зависимости от формы выражения стандарта; (увольнения с работы – измерения в процентах).

3 стадия. Передача и распространение информации.
Необходимо довести до сведения соответствующих работников фирмы установленные стандарты и достигнутые результаты. Информация должна быть точной, поступать вовремя и доводиться в удобной форме. Стандарты должны быть поняты сотрудниками.

4 стадия. Оценка информации о результатах.
Менеджер определяет степень необходимости и важности полученной информации.

III этап. Принятие необходимых корректирующих действий.

Такими действиями могут быть:

3. Изменение стандартов в результате их пересмотра.

В основу создания всех систем контроля должны быть положены следующие основные требования и критерии:

1. Эффективность контроля;
2. Эффективность влияния на людей;
3. Выполнение задач контроля;
4. Определение границ контроля.

Рекомендации по повышению эффективности контроля.
1. Установить осмысленные стандарты, воспринимаемые сотрудниками.
2. Обсуждать с сотрудниками ожидаемые результаты;
3. Устанавливать жесткие, но достижимые стандарты;
4. Избегать чрезмерного контроля;
5. Вознаграждать за достижение стандарта.

Вопросы для закрепления:
1. Какие этапы включает процесс контроля?
2. Перечислите основные требования к контролю.
3. Перечислите недопустимые формы контроля и рекомендации по повышению эффективности контроля.

Источник

Как контролировать работу персонала: эффективные методы и инструменты

Без качественного контроля над выполнением задач добиться хороших результатов практически невозможно. Тем более, когда речь идет о бизнесе. Будь то интернет-магазин или стационарная розничная точка, контролировать работу персонала необходимо одинаково тщательно. Наша сегодняшняя статья о том, как организовать систему, которая повысит эффективность труда и поможет в достижении поставленных бизнес-целей.

Зачем контролировать персонал?

Персонал – движущая сила компании. Репутация и успешность бренда во многом зависит именно от сотрудников. Важна их квалификация, коммуникационные навыки, креатив, скорость мышления, целеустремленность, стрессоустойчивость, умение разрешать конфликты. Но какими бы талантливыми ни были специалисты, они нуждаются в координации действий. Ее обеспечивает руководство.

Контроль необходим в абсолютно любой сфере, где ставятся какие-либо задачи. Главное условие реализации – систематичность и отсутствие чрезмерности. Лучше всего разработать полноценную систему, ориентированную на выполнение регламента, планов и достижение ключевых показателей эффективности (KPI).

Схема управления персоналом

Грамотная система наряду с деловым или демократическим стилем управления позволяет:

Тотальный контроль и авторитарный режим управления только ухудшат ситуацию, демотивируют персонал и создадут угнетающую обстановку в коллективе, не имеющую ничего общего с продуктивным трудом.

Отсутствие контроля также приводит к серьезным негативным последствиям. Как минимум, это:

Суть и виды управленческого контроля

Управленческий контроль подразумевает сравнение текущего положения дел с заранее разработанным идеальным планом, сопровождение и направление бизнес-процессов.

Существует несколько видов управленческого контроля:

На первом этапе рассчитывается оптимальное количество человеческих и материальных ресурсов, необходимых для выполнения конкретной задачи. Оценивается готовность компании к реализации плана и уровень понимания основных требований среди персонала.

На втором этапе контролируется соблюдение сроков и достижение запланированных показателей. При выявлении отклонений от плана оперативно вносятся нужные корректировки.

Последний шаг – подведение итогов. Достигнутые показатели сравниваются с прогнозами и планами, выполняется анализ обнаруженных проблем.

Виды управленческого контроля

Проблемы могут быть разными – множество пропущенных звонков из-за нехватки операторов, недостаточная выработка менеджеров по причине фиксированной оплаты, не учитывающей разницу в объемах продаж. В таких случаях нужно искать способы устранения недостатков. Например, нанять дополнительного сотрудника для работы в call-центре или ввести гибкую систему оплаты, предусматривающую бонусы за выполнение и перевыполнение плана.

Лучших сотрудников поощряют. Недостаточный уровень профессионализма и эффективности – повод сделать замечание или предупреждение. С сотрудниками, показывающими отрицательную динамику, прощаются.

Преимущества грамотного управленческого контроля для предприятия:

Принципы управления работой сотрудников

Эффективность работы в компании нужно оценивать по конкретным критериям. Они могут отличаться в зависимости от специфики должности и отдела, категории персонала, особенностей бизнес-процессов. Эти критерии вносятся в планы, которые являются ориентиром для последующего управления персоналом.

Ключевые показатели эффективности:

Выполнить поставленные задачи качественно, в рамках заданных сроков и сверхнормативных объемов довольно сложно. Поэтому руководство обычно выделяет приоритетный показатель, учитывая текущий уровень загруженности сотрудников, вес и значимость каждой функции. Иногда применяется усредненная величина оценки, выраженная в процентном соотношении суммы различных KPI.

Характеристики эффективного контроля

Оценочные критерии должны быть объективными, достижимыми и по возможности измеримыми. Проще всего управлять деятельностью менеджеров по продажам. В процессе смотрят на выполнение нормативных объемов, выручку, размеры среднего чека, конверсии. Маркетологов контролируют по количеству привлеченного трафика. Операторов call-центра – по числу клиентов, совершивших покупку после общения с сотрудником.

Для контроля деятельности, не предполагающей достижения определенных показателей, используется не количественная, а качественная оценка.

Помимо основных KPI, оценивается:

Система KPI должна быть простой, понятной и мотивирующей для персонала. Перед внедрением ее нужно тестировать и устранять недочеты. В будущем она станет планкой и будет отображать главные цели для сотрудников компании.

В управлении нельзя допускать таких ошибок:

Основные методы контроля

Контролировать персонал необходимо постоянно и открыто, с дополнительной мотивацией и обратной связью между начальником и подчиненным. При этом одновременно с нормированием труда по KPI стоит использовать комплекс информационных, организационных и технических методов.

Планерки и собрания

Банальный, но довольно эффективный метод координации – короткие встречи длительностью до 60 минут. Проводить их можно ежедневно, еженедельно или ежемесячно.

Потенциальная тематика встреч:

Планерки проводятся в онлайн или в офлайн режиме.

Услуга «Тайный покупатель»

Критерии оценки в анкете «тайного покупателя»

В процессе заполняются контрольные пункты анкеты:

На основании собранной информации составляется подробный отчет, который помогает принимать соответствующие управленческие решения – премирование, невыплата бонусов, дополнительное обучение, увольнение.

Аудио и видеонаблюдение

С помощью специализированной техники и оборудования организовывают технический контроль. Прежде всего, это аудиозапись разговоров сотрудников и видеонаблюдение.

Видеонаблюдение позволяет отследить, чем занимается персонал в офисе, на складе или в точках самовывоза. Чтобы получить информацию о поведении за длительный период, систему наблюдения подключают к компьютеру. Так можно просмотреть интересующие фрагменты с удаленностью в несколько месяцев, оценить профессиональную активность отдельного работника.

Благодаря аудиозаписям телефонных разговоров выясняется, выполняет ли сотрудник все возложенные на него служебные обязательства:

Онлайн-мониторинг

Онлайн-мониторинг предусматривает контроль персонала в режиме реального времени. Используя этот метод, руководство может в любой момент посмотреть в монитор сотрудника и узнать, чем он занимается.

Цели онлайн-мониторинга:

Инструменты для автоматизации контроля

Один из основных факторов успешности управления персоналом – автоматизация контроля. Реализовать ее можно с помощью специальных программ, онлайн-сервисов, систем учета рабочего времени, CRM. Такие решения позволяют добиваться соблюдения установленных правил, обеспечивают продуктивность и подотчетность работников.

Схема учета рабочего времени на предприятии

Выбирать следует вариант, который наиболее соответствует бизнес-задачам компании. Чтобы не переплачивать, нужно приобретать ПО только с необходимыми опциями. Перед покупкой желательно протестировать функционал сервиса, воспользовавшись бесплатным пробным периодом.

На рынке присутствует множество разнообразных инструментов для автоматизации контроля, поддерживающих следующие функции:

Отдельные функции для управления персоналом есть в облачном сервисе «ЕКАМ». В системе формируются детализированные отчеты по дням, проданным позициям и по каждому отдельному сотруднику. Ориентируясь на эти данные, можно выделить и премировать лучших специалистов, отслеживать остатки и списания товара, выявлять причины недостач и предотвращать воровство.

В разделе «Аналитика» ведется учет важных данных по работникам отдела продаж. Информация отображается в разрезе интересующего периода – за предыдущий или текущий день, неделю, месяц.

Доступны такие показатели:

Начисления и выплаты сотрудникам учитываются в разделе «Финансы».

Качественное управление персоналом предполагает планомерную систематическую работу. В первую очередь, это базовая компетенция руководителя. Руководство компании должно внедрить гибкую систему KPI для разных рабочих процессов, проводить регулярные собрания с обсуждением динамики реализуемых задач, задействовать комплексные методы контроля.

Также стоит использовать вспомогательное ПО и онлайн-сервисы, которые оптимизируют время на проверку, упрощают процесс и дают много дополнительных функций. Автоматизированные системы требуют первоначальных вложений, но обычно такие затраты с лихвой окупаются.

Правильный контроль дает объективное и точное представление о том, насколько качественно персонал выполняет свои служебные обязанности. Эта информация – хорошая отправная точка для улучшения всех показателей деятельности компании в целом.

У нас есть готовое решение и оборудование для онлайн-кассы

Испытайте все возможности платформы ЕКАМ бесплатно

Читайте также

Соглашение о конфиденциальности

и обработке персональных данных

1.Общие положения

1.1.Настоящее соглашение о конфиденциальности и обработке персональных данных (далее – Соглашение) принято свободно и своей волей, действует в отношении всей информации, которую ООО «Инсейлс Рус» и/или его аффилированные лица, включая все лица, входящие в одну группу с ООО «Инсейлс Рус» (в том числе ООО «ЕКАМ сервис»), могут получить о Пользователе во время использования им любого из сайтов, сервисов, служб, программ для ЭВМ, продуктов или услуг ООО «Инсейлс Рус» (далее – Сервисы) и в ходе исполнения ООО «Инсейлс Рус» любых соглашений и договоров с Пользователем. Согласие Пользователя с Соглашением, выраженное им в рамках отношений с одним из перечисленных лиц, распространяется на все остальные перечисленные лица.

1.2.Использование Сервисов означает согласие Пользователя с настоящим Соглашением и указанными в нем условиями; в случае несогласия с этими условиями Пользователь должен воздержаться от использования Сервисов.

1.3.Сторонами (далее – «Стороны) настоящего Соглашения являются:

«Пользователь» –

либо физическое лицо, обладающее дееспособностью и признаваемое участником гражданских правоотношений в соответствии с законодательством Российской Федерации;

либо юридическое лицо, зарегистрированное в соответствии с законодательством государства, резидентом которого является такое лицо;

либо индивидуальный предприниматель, зарегистрированный в соответствии с законодательством государства, резидентом которого является такое лицо;

которое приняло условия настоящего Соглашения.

1.4.Для целей настоящего Соглашения Стороны определили, что конфиденциальная информация – это сведения любого характера (производственные, технические, экономические, организационные и другие), в том числе о результатах интеллектуальной деятельности, а также сведения о способах осуществления профессиональной деятельности (включая, но не ограничиваясь: информацию о продукции, работах и услугах; сведения о технологиях и научно-исследовательских работах; данные о технических системах и оборудовании, включая элементы программного обеспечения; деловые прогнозы и сведения о предполагаемых покупках; требования и спецификации конкретных партнеров и потенциальных партнеров; информацию, относящуюся к интеллектуальной собственности, а также планы и технологии, относящиеся ко всему перечисленному выше), сообщаемые одной стороной другой стороне в письменной и/или электронной форме, явно обозначенные Стороной как ее конфиденциальная информация.

1.5.Целью настоящего Соглашения является защита конфиденциальной информации, которой Стороны будут обмениваться в ходе переговоров, заключения договоров и исполнения обязательств, а равно любого иного взаимодействия (включая, но не ограничиваясь, консультирование, запрос и предоставление информации, и выполнение иных поручений).

2.Обязанности Сторон

2.1.Стороны соглашаются сохранять в тайне всю конфиденциальную информацию, полученную одной Стороной от другой Стороны при взаимодействии Сторон, не раскрывать, не разглашать, не обнародовать или иным способом не предоставлять такую информацию какой-либо третьей стороне без предварительного письменного разрешения другой Стороны, за исключением случаев, указанных в действующем законодательстве, когда предоставление такой информации является обязанностью Сторон.

2.2.Каждая из Сторон предпримет все необходимые меры для защиты конфиденциальной информации как минимум с применением тех же мер, которые Сторона применяет для защиты собственной конфиденциальной информации. Доступ к конфиденциальной информации предоставляется только тем сотрудникам каждой из Сторон, которым он обоснованно необходим для выполнения служебных обязанностей по исполнению настоящего Соглашения.

2.3.Обязательство по сохранению в тайне конфиденциальной информации действительно в пределах срока действия настоящего Соглашения, лицензионного договора на программы для ЭВМ от 01.12.2016г., договора присоединения к лицензионному договору на программы для ЭВМ, агентских и иных договоров и в течение пяти лет после прекращения их действия, если Сторонами отдельно не будет оговорено иное.

2.4.Не будут считаться нарушением настоящего Соглашения следующие случаи:

(а)если предоставленная информация стала общедоступной без нарушения обязательств одной из Сторон;

(б)если предоставленная информация стала известна Стороне в результате ее собственных исследований, систематических наблюдений или иной деятельности, осуществленной без использования конфиденциальной информации, полученной от другой Стороны;

(в)если предоставленная информация правомерно получена от третьей стороны без обязательства о сохранении ее в тайне до ее предоставления одной из Сторон;

(г)если информация предоставлена по письменному запросу органа государственной власти, иного государственного органа, или органа местного самоуправления в целях выполнения их функций и ее раскрытие этим органам обязательно для Стороны. При этом Сторона должна незамедлительно известить другую Сторону о поступившем запросе;

(д)если информация предоставлена третьему лицу с согласия той Стороны, информация о которой передается.

2.5.Инсейлс не проверяет достоверность информации, предоставляемой Пользователем, и не имеет возможности оценивать его дееспособность.

2.6.Информация, которую Пользователь предоставляет Инсейлс при регистрации в Сервисах, не является персональными данными, как они определены в Федеральном законе РФ №152-ФЗ от 27.07.2006г. «О персональных данных».

2.7.Инсейлс имеет право вносить изменения в настоящее Соглашение. При внесении изменений в актуальной редакции указывается дата последнего обновления. Новая редакция Соглашения вступает в силу с момента ее размещения, если иное не предусмотрено новой редакцией Соглашения.

2.8.Принимая данное Соглашение Пользователь осознает и соглашается с тем, что Инсейлс может отправлять Пользователю персонализированные сообщения и информацию (включая, но не ограничиваясь) для повышения качества Сервисов, для разработки новых продуктов, для создания и отправки Пользователю персональных предложений, для информирования Пользователя об изменениях в Тарифных планах и обновлениях, для направления Пользователю маркетинговых материалов по тематике Сервисов, для защиты Сервисов и Пользователей и в других целях.

2.9.Принимая данное Соглашение, Пользователь осознает и соглашается с тем, что Сервисами Инсейлс для обеспечения работоспособности Сервисов в целом или их отдельных функций в частности могут использоваться файлы cookie, счетчики, иные технологии и Пользователь не имеет претензий к Инсейлс в связи с этим.

2.10.Пользователь осознает, что оборудование и программное обеспечение, используемые им для посещения сайтов в сети интернет могут обладать функцией запрещения операций с файлами cookie (для любых сайтов или для определенных сайтов), а также удаления ранее полученных файлов cookie.

Инсейлс вправе установить, что предоставление определенного Сервиса возможно лишь при условии, что прием и получение файлов cookie разрешены Пользователем.

2.11.Пользователь самостоятельно несет ответственность за безопасность выбранных им средств для доступа к учетной записи, а также самостоятельно обеспечивает их конфиденциальность. Пользователь самостоятельно несет ответственность за все действия (а также их последствия) в рамках или с использованием Сервисов под учетной записью Пользователя, включая случаи добровольной передачи Пользователем данных для доступа к учетной записи Пользователя третьим лицам на любых условиях (в том числе по договорам или соглашениям). При этом все действия в рамках или с использованием Сервисов под учетной записью Пользователя считаются произведенными самим Пользователем, за исключением случаев, когда Пользователь уведомил Инсейлс о несанкционированном доступе к Сервисам с использованием учетной записи Пользователя и/или о любом нарушении (подозрениях о нарушении) конфиденциальности своих средств доступа к учетной записи.

2.12.Пользователь обязан немедленно уведомить Инсейлс о любом случае несанкционированного (не разрешенного Пользователем) доступа к Сервисам с использованием учетной записи Пользователя и/или о любом нарушении (подозрениях о нарушении) конфиденциальности своих средств доступа к учетной записи. В целях безопасности, Пользователь обязан самостоятельно осуществлять безопасное завершение работы под своей учетной записью по окончании каждой сессии работы с Сервисами. Инсейлс не отвечает за возможную потерю или порчу данных, а также другие последствия любого характера, которые могут произойти из-за нарушения Пользователем положений этой части Соглашения.

3.Ответственность Сторон

3.1.Сторона, нарушившая предусмотренные Соглашением обязательства в отношении охраны конфиденциальной информации, переданной по Соглашению, обязана возместить по требованию пострадавшей Стороны реальный ущерб, причиненный таким нарушением условий Соглашения в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

3.2.Возмещение ущерба не прекращают обязанности нарушившей Стороны по надлежащему исполнению обязательств по Соглашению.

4.Иные положения

4.1.Все уведомления, запросы, требования и иная корреспонденция в рамках настоящего Соглашения, в том числе включающие конфиденциальную информацию, должны оформляться в письменной форме и вручаться лично или через курьера, или направляться по электронной почте адресам, указанным в лицензионном договоре на программы для ЭВМ от 01.12.2016г., договоре присоединения к лицензионному договору на программы для ЭВМ и в настоящем Соглашении или другим адресам, которые могут быть в дальнейшем письменно указаны Стороной.

4.2.Если одно или несколько положений (условий) настоящего Соглашения являются либо становятся недействительными, то это не может служить причиной для прекращения действия других положений (условий).

4.3.К настоящему Соглашению и отношениям между Пользователем и Инсейлс, возникающим в связи с применением Соглашения, подлежит применению право Российской Федерации.

4.3.Все предложения или вопросы по поводу настоящего Соглашения Пользователь вправе направлять в Службу поддержки пользователей Инсейлс www.ekam.ru либо по почтовому адресу: 107078, г. Москва, ул. Новорязанская, 18, стр.11-12 БЦ «Stendhal» ООО «Инсейлс Рус».

Дата публикации: 01.12.2016г.

Полное наименование на русском языке:

Общество с ограниченной ответственностью «Инсейлс Рус»

Сокращенное наименование на русском языке:

Наименование на английском языке:

InSales Rus Limited Liability Company (InSales Rus LLC)

Юридический адрес:

125319, г. Москва, ул. Академика Ильюшина, д. 4, корп.1, офис 11

Почтовый адрес:

107078, г. Москва, ул. Новорязанская, 18, стр.11-12, БЦ «Stendhal»

ИНН: 7714843760 КПП: 771401001

Банковские реквизиты:

В ИНГ БАНК (ЕВРАЗИЯ) АО, г.Москва,
к/с 30101810500000000222, БИК 044525222

Источник