Что относится к техническим ошибкам неэффективного использования времени ответ на тест

BOSSHUNT

Я предлагаю вам самостоятельно провести экспресс-диагностику индивидуальных барьеров, препятствующих вам оптимально использовать свое время.

Опросник «Факторы неэффективного обращения с временным ресурсом»

Инструкция: Ниже представлены утверждения, касающиеся отношения ко времени. Отметьте плюсом те из них, которые свойственны вам.

Мне это свойственно? Если да — ставьте плюс.

Вопросы:

Интерпретации результатов опросника «Факторы неэффективного обращения с временным ресурсом».

Инструкция: суммируйте плюсы, которые вы отметили в опроснике в интервале от 1 до 9, от 10 до 16, от 17 до 24.

Все факторы из- за которых нам не удаётся эффективно использовать время, можно разделить на три группы: технические, объективные, психологические.

Проблем какого уровня у вас оказалось больше: технических? объективных или психологических?

Пункты 1-9 Ваш результат:

Первый уровень. Технические ошибки:

Ошибки в расчете времени, необходимого для выполнения задачи.
Для выполнения задач не отводится конкретного времени и места в расписании.
Для выполнения задачи отводится неподходящее время.
Ваше рабочее пространство не организовано должным образом.
Задача слишком сложна и громоздка для того, чтобы ее решить в один присест.

Пункты 10-16 Ваш результат:

Второй уровень. Объективные факторы:

Вы перегружены непомерно большим объемом работы.
Недостаточна концентрация внимания.
Проблемы со здоровьем ограничивают ваши силы.
Вы попали в полосу перемен.
Вы находитесь в обстановке с высоким уровнем помех.
Вам мешает чужая неорганизованность.

Пункты 17-24 Ваш результат:

Третий уровень. Психологические барьеры:

Нет ясности в жизненных целях и приоритетах.
Вы не умеете отказывать, и другие этим пользуются.
Страх перед возможной неудачей.
Страх успеха.
Страх перемен.
Страх перед завершенностью.
Перфекционизм.
Низкая самомотивация.

По материалам из книги: Д. Моргенстерн «Тайм-менеджмент. Искусство планирования и управления своим временем и своей жизнью».

Источник

BzBook.ru

Первый уровень: технические ошибки.

Ошибка № 1: Для выполнения задач не отводится конкретного времени и места в расписании.

Одна из самых распространенных причин, по которой вы, возможно, никак не можете приступить к выполнению того, что является для вас важным, состоит в том, что вы не можете отвести или зарезервировать необходимый для этого промежуток времени. Слишком часто люди составляют перечень того, что они хотят сделать, не задавая себе при этом следующий важный вопрос: когда я собираюсь это сделать? До тех пор, пока у задачи «нет своего места», то есть пока в вашем расписании или графике для нее не отведен определенный интервал времени, вы не сможете взяться за ее выполнение.

Если вы говорите себе, что возьметесь за это дело в свободное время, имейте в виду, что на самом деле того, что вы называете свободным временем, не существует! На самом деле у нас всегда оказывается намного больше дел и планов, чем времени, достаточного для их выполнения. Единственная возможность для нас выкроить свободную минуту появляется тогда, когда мы отказываемся от выполнения задуманного или бросаем запланированное дело. И тогда мы обычно не знаем, что делать с этим неожиданно освободившимся временем, потому что оно застает нас врасплох.

Поэтому, если что-то кажется вам действительно важным, отведите определенное время в вашем графике, чтобы это важное для вас дело могло свершиться. В главе 5 «Планирование времени» и в главе 9 «Выбор времени» вы подробнее прочитаете об этом и научитесь назначать и распределять время для выполнения задач.

Ошибка № 2: Вы отводите для выполнения задачи неподходящее время.

Если вы назначили определенное время для выполнения чего-либо и при этом обнаруживаете, что по-прежнему не можете приступить к запланированному делу, возможно, это происходит потому, что вы отводите для выполнения этой задачи неподходящее время. У каждого из нас есть свои циклы, периоды, на протяжении которых наши силы, энергия и способность сосредоточиваться на выполняемой работе циклически изменяются. Так, например, одни из нас — «жаворонки», другие наиболее активны и энергичны вечером. Некоторые из нас расположены начинать большие дела или приступать к реализации новых проектов в определенное время года (например, в январе или сентябре — если со времен детства и юности у вас осталась привычка начинать учиться — или весной, с приходом теплой погоды). Некоторые женщины считают, что существуют определенные периоды времени в течение месячного цикла, когда они лучше способны справляться с задачами, требующими концентрации или настойчивости.

Если вы работаете, не обращая внимания на ваши индивидуальные циклы изменения энергии или концентрации, вам будет тяжело приступать к решению запланированных задач в периоды упадка ваших сил или способностей. Если в конце каждого месяца вы не можете заставить себя разобраться в личных финансах, свести баланс в чековой книжке и составить план расходов на будущий месяц (то, что вы каждый раз обещаете себе сделать) — возможно, дело в том, что вы всегда пытаетесь сделать это поздним вечером после работы, когда вы устали и ваши интеллектуальные способности снизились. Если вместо вечера вы запланируете эту задачу на утро, вы, возможно, почувствуете себя более расположенным приступить к финансовым расчетам.

Для подробного изучения особенностей работы с вашими естественными ритмами и циклами изменения энергии смотрите главу 3 «Как мы распоряжаемся своим временем?».

Ошибка № 3: Вы ошиблись в расчете времени, необходимого для выполнения задач.

Большинство людей крайне нереалистично оценивают объем работы, которую они способны выполнить за день. Если время, необходимое для завершения всех запланированный вами дел, превышает время, имеющееся в вашем распоряжении, вы просто не сможете приступить к выполнению всех намеченных задач и в конечном итоге будете чувствовать себя расстроенными и разочарованными. В любой ситуации этого можно избежать. Если вы точнее рассчитаете время, необходимое для выполнения поставленных задач, вы сможете запланировать реалистичный объем работы. Научиться оценивать необходимое для выполнения задач время может каждый, и вы овладеете этим навыком, прочитав главу 7 «Сортировка задач». Более того, когда вы знаете, каковы ваши долгосрочные стратегические цели, вам будет намного проще сокращать время выполнения тех задач, которые не служат реализации ваших целей, делегировать их исполнение другим или вовсе отказываться от их выполнения. Глава 8 «Зачистка» расписания» поможет вам овладеть навыками выхода из таких ситуаций, когда дел у вас оказывается больше, чем времени на их выполнение.

Ошибка № 4: Вы — неподходящий человек для выполнения задачи.

Очень многие из нас совершают ошибку, думая, что мы все должны делать сами, что обращение за помощью — признак слабости или некомпетентности. Возможно, это тяжело признать, но, когда дело касается выполнения определенных задач, вы можете просто оказаться не подходящим для этого человеком. Но, с другой стороны, этот факт становится для нас избавлением, источником свободы. Каждый из нас обладает уникальными дарованиями и навыками, это относится ко всем людям. Согласившись с тем, что кто-то другой способен выполнить работу быстрее, лучше, эффективнее вас, и принимая этот факт, вы сэкономите уйму времени и сил, снимите лишнюю головную боль и сердечные приступы. Может быть, у вас есть сотрудники, помощники, друзья или близкие, которые действительно получат удовольствие от работы, которая вам кажется трудной или скучной. Если кто-то другой лучше вас сможет составить рекламный проспект или свести бухгалтерский баланс, примите это, пригласите этих людей на работу и двигайтесь дальше.

Вы подробнее изучите искусство делегирования полномочий в главе 8 «Зачистка» расписания».

Ошибка № 5: Задача чрезмерно сложна.

Если вы не можете приступить к выполнению важных задач, возможно, причина в том, что вы излишне усложняете задачу и пытаетесь решить ее самым сложным способом. Если определенная задача или операция слишком трудна и громоздка, есть вероятность, что вы просто будете избегать ее. Если вы хотите добиться успеха, вам нужно упростить ее.

Многие люди создают системы хранения документов, которые слишком сложны и запутанны, или состоят из сотен папок, в каждой из которых зачастую хранятся только один или два листа бумаги. Такой способ хранения документов в конечном итоге тормозит работу, поскольку нередко бывает очень трудно вспомнить, в какой папке подшит нужный документ. Поддерживая ясную и понятную рубрикацию папок, вы оставляете себе меньше вариантов для выбора, куда именно вложить или где искать очередную бумагу, что позволит вам быстрее работать с хранилищем документов, будь то папки с бумагами, картотека или файловая система вашего компьютера. Пытаясь приступить к большому проекту или одним махом решить сложную задачу, вы, скорее всего, будете ошеломлены или подавлены. Например, вы хотите разобрать кучу фотографий, пытаясь за один раз рассортировать все, что накопилось за пятнадцать лет, и разложить фотографии по фотоальбомам в хронологическом порядке. Своим объемом эта задача может отпугнуть любого, и вы постоянно будете откладывать ее выполнение. Однако, если вы разобьете проект на отдельные, меньшие по объему работ этапы, он станет вполне управляемым. В нашем примере вы можете для начала купить альбомы для фотографий. На следующий день рассортируйте фотографии и разложите их в хронологическом порядке. Затем заполняйте по одному альбому в неделю до тех пор, пока задача не будет закончена.

Раскладывайте сложные проекты на ряд простых этапов или шагов, упрощая задачу. Глава 8 «Зачистка» расписания», содержит целый раздел, посвященный специальным приемам упрощения выполнения повседневных задач.

Ошибка № 6: Вы не можете вспомнить, что вы должны сделать.

Если у вас нет блокнота, в котором вы регулярно составляете список задач, ежедневника, специального органайзера или так называемого тайм-менеджера, есть вероятность, что вы так и не приступите к выполнению многих важных задач, — просто потому, что вы не сможете вспомнить, что вы должны сделать! Это звучит слишком банально, но в той напряженной и суетливой среде, в которой мы живем, трудно и непрактично полагаться только на собственную память. Имея даже самые лучшие побуждения, мы часто отвлекаемся и забываем о том, что хотели сделать. Чтобы избежать этого, вам нужно постоянно записывать ваши планы, составлять перечень предстоящих дел и встреч, включая встречи со своими близкими и с самим собой, в одном надежном месте. Глава 6 поможет вам подобрать подходящее лично вам средство для такого планирования — ежедневник или органайзер, бумажный или электронный.

Ошибка № 7: Ваше рабочее пространство не организовано должным образом.

Даже если вы во всех отношениях прекрасно справляетесь с планированием времени, не организованная должным образом рабочая среда украдет огромную часть вашей энергии и времени. Вы потеряете многие часы в поисках пропавших ключей, очков для чтения или каких-нибудь важных документов. Вы будете работать неэффективно, теряя время, переделывая однажды сделанное, заново составляя утраченные бумаги, постоянно покидая рабочее место в поисках замены того, что вы потеряли.

Wall StreetJournal сообщает, что обычный руководитель ежегодно тратит в среднем шесть недель на поиск пропавшей информации и материалов на своем рабочем столе, который завален неразобранными бумагами, в личных архивах и папках. В итоге полезное рабочее время сокращается этим на один час в день в расчете на одного служащего — и это еще очень оптимистическая оценка потерь времени. USA Today сообщает, что американцы ежедневно тратят на поиски потерянных предметов 9 миллионов часов.

Решение этой, по сути, чисто технической проблемы очень простое: организуйте свое пространство. В среднем для организации рабочего пространства в обычном офисе требуется всего три дня, в обычной жилой комнате — от одного до полутора дней. Это небольшое вложение времени и денег многократно окупается приобретением шести или более дополнительных недель в год!

Очень трудно привести в порядок все сразу, но вы можете начать с того помещения, в котором проводите большую часть времени. И чем скорее вы вложите свое время в организацию вашей среды, тем скорее вы извлечете огромную прибыль в виде дополнительного времени, которым вы сможете распоряжаться. Моя первая книга, «Самоорганизация по принципу «изнутри наружу», познакомит вас с простыми и безотказными приемами организации и управления любым пространством в вашем доме или на рабочем месте.

Источник

Тайм-менеджмент – ответы на тест Синергия

Бесплатные ответы на тест Тайм-менеджмент Синергия. Так же можете заказать решение этого или любого другого теста в личном кабинете студента. Выполняем качественно, не дорого, анонимно и безопасно. Ответы выделены жирным цветом и помечены знаком «+»

Подход, при котором человек действует вопреки внешним обстоятельствам, активно влияет на свою жизнь, называется …
Смартизированным
Реактивным
Мотивационным
Проактивным +
Приоретизированным

Неверно, что … является способом самонастройки на решение задач
Техника «якорения»
«Заточка карандашей»
Техника хронометража +
Метод «Швейцарского сыра»
Промежуточная радость

Стратегия достижения SMART-целли (действите в задачной ситуации) называется …
«Веером возможностей»
«Пирогом времени»
«Воронкой шагов» +
Методом «Швейцарского сыра»
Методом Шваба

В истории развития отечественного тайм-менеджмента можно выделить …
2 этапа
5 этапов
8 этапов
3 этапа +
6 этапов

Расставьте шаги алгоритма жестко-гибкого планирования дня в порядке их выполнения: …
3 Составить список жестких задач
2 Составить список гибких задач
1 Выделить приорететные задачи
4 Выполненное – вычеркнуть
5 Определить бюджет времени для приоритетных задач

Показателем для хронометража может быть …
Любая цель +
Цель соответствующая SMART-критериям
Главная цель жизни
Надцель
Только одна цель стратегического уровня

Неверно, что … является шагом алгоритма жестко-гибкого планирования
Определение времени исполнения для всех задач +
Составление списка гибких задач
Вычеркивание выполненных задач
Выбор двух показателей для отслеживания +
Составление списка жестких задач
Выделение из списка выполненных задач +
Бюджетирование времени для приоритетных задач
Отслеживание изменения показателей с помощью графика +

Техника хронометража помогает …
Определить основные ценности
Выявить свои типовые поглотители времени +
Выявить свои типовые стратегические цели
Выявить надцели
Определить критерии для формулирования цели

К гибким задачам относится задача «…»
Разработать регламент обработки входящих заказов +
Сдать отчет в бухгалтерию в 13.30
Позвонить ключевому клиенту, договориться о встрече +
Представить новую коцепциюразвития отдела в понедельника, в 13.30
Обязательно сегодня сдать отчет в бухгалтерию до 18.00
Представить информацию о росте производства самарского филиала на совете директоров +
Встретить в аэропорту представителя заказчика, прибывающего рейсом 324 в 20.00

Все контексты можно разделить на …
5 условных групп
3 условные группы
4 условные группы +
Бесконечное множество условных групп
8 условных групп

Примеры жесткой задачи: «…»
Провести совещание по вопросу увеличения числа потенциальных клиентов в 15.00 +
Позвонить Сидорчуку, узнать причину срыва контракта
Сегодня обязательно нужно проверить, прошел ли платеж от «Маверикса» или нет +
Представить новую концепцию развития отдела в понедельник, в 13.00 +
Хорошо бы до вечера закончить отчет о результатх продаж за неделю
Сегодня обязательно нужно встретиться с представителем заказчика +
Сдать отчет в бухгалтерию в 16.30 +

Стратеги достижения надцели (действие в проблемной ситуации) называется …
«Воронкой шагов»
«Вечером возможностей» +
«Пирогом времени»
«Нарезкой слона»
«Поеданием лягушки»

Расставьте шаги техники контекстного планирования в правильном порядке: …
1 выделить свои типовые личностные контексты
2 составить список задач задач под каждый контекст
3 При приближении контекста посмотреть список задач

Один из шагов техники хронометража заключается в том, чтобы …
Проследить изменение приоритетности показателей
Отследить изменения показателей в динамике с помощью графика +
Отследить динамику показателей с помощью матрицы Эйзенхауэра
Провести наблюдение за изменениями критериев приоритетности задач
Построить двумерный график проекта для всех задач

Неэффективно организованные процессы деятельности, ведущие к потерям времени, называются …
Рубрикаторами потерь
Поглотителями времени +
Расхитителями собственности
Похитителями качества
Растратчиками финансового капитала

ПО матрице Эйзенхауэра важные, но несрочные задачи относятся к категории …
А
В +
С
D

При определении приоритетов с помощью матрицы Эйзенхауэра все задачи делятся на …
3 категории
5 категорий
33 категории
4 категории +
2 категории
6 категорий

Неверно, что … является одним из видов хронофагов
Прерывание
Зависание +
Ожидание и опоздание
Откладывание на потом
Отвлечение

Неверно, что … является правилом организации эффективного отдыха
Ритмичность
Максимальное переключение
Конценрация +
Смена контекста

На рисунке изображен(а) …
График динамики показателей хронометража
Матрица многокритериальной оценки
Матрица Эйзенхауэура +
Графика Ганта

В контекстном планировании задачи, для которых время исполнения известно заранее, называются …
Приоритетными
Гибкими
Бюджетируемые
Жесткими +
Неважными

По матрице Эйзенхауэра неважные и несрочные задачи относятся к категории …
А
В
С
D +

Неверно, что … явлются группой инструментоов создания обзора
Контрольные списки
Интеллект-карты
Двумерные графики
Хронокарты +

«Бифштексы», получаемые в результате «нарезки слона», должны соответствовать …
Данным хронокарты
Ценностям из мемуарника
Двум самым весомым критериям матрицы многокритериальной оценки
SMART-критериям +
Критериям «важности» и «срочности» матрицы Эйзенхауэра

При использовании многокритериальной оценки каждый вариант оценивается …
Только по одному самому важному критерию
По всем критериям +
По первым трем критериям
По критерию, имеющему самый большой вес
По двум категориям, которым присовен наибольший вес

Правильно сформулированная цель должна соответствовать SMART – критериям, одним из которых является …
Узнаваемость
Определенность
Измеримость +
Делимость
Инвестируемость

Планирование Древние греки называли поглотители времени …
Хронографами +
Хронотопами
Хронотипами
Хронологиям
Хронофагами

Источник

Причины неэффективного использования рабочего времени

Персонал выполняет свои обязанности, не отвлекаясь на личное, работодатель оплачивает исключительно трудовые часы – идеальная картина рабочего процесса, которая, к сожалению, чаще всего далека от реальности.

Если заглянуть в любой офис, увидим совершенного другое: затянувшееся утреннее чаепитие и обсуждение последних новостей. Или увлеченно смотрящего в монитор рабочего ПК сотрудника, который, на самом деле, выбирает тур в теплые страны. Или суетливого трудягу, которого поджимает очередной дедлайн.

А в конце дня, как только стрелки сходятся на часе окончания официального рабочего времени, одних – словно сдувает ветром, другие – ответственно остаются доделывать задачи, жертвуя личным. И то, и другое – свидетельство того, что рабочее время расходуется неэффективно. И главная задача и для руководителя, и для самих сотрудников – понять, почему так происходит. В этом и будем разбираться. Но обо всем по порядку.

На что тратят рабочее время сотрудники?

Рабочее время – это временной промежуток, в течение которого сотрудник в соответствии с трудовым договором или в правилами внутреннего распорядка организации должен выполнять свои профессиональные обязанности.

Понятие официально закрепленное в Трудовом кодексе России и универсальное для всех. Но, к сожалению, законодательство не регламентирует содержательную часть. Отработать положенные часы – обязанность, не выполнив которую можно в рамках закона получить наказание. А вот эффективность оказывается за рамками правового поля, потому персонал считает, что вполне может тратить время, по сути, принадлежащее работодателю, и на сторонние занятия.

Сервис Зарплата.ру провел опрос 5 613 россиян и выяснил:

Стоит отметить, что ТК РФ регламентирует и право на отдых любого сотрудника. Перерывы, если они санкционированные, идут на пользу: позволяют отвлечься, передохнуть, легче переключаться между задачами. 85% работающих отмечают, что перерывы придают им сил и повышают работоспособность.

Отследить количество перерывов несложно – бывает достаточно личного присутствия работодателя, который может пройтись и посмотреть, где сейчас находятся сотрудники. Другое – когда персонал ответственно сидит на своих рабочих местах, сосредоточенно смотрит в мониторы. Понять, чем именно занят каждый на своем ПК гораздо сложнее.

Недавнее исследование компании SearchInform показало, на что отвлекается персонал, не покидая своих рабочих мест:

На отвлечения каждый сотрудник тратит от 1 до 3 часов в день. Если взять за основу стандартные 8 часов, то получается, что в среднем четверть рабочего времени уходит на непрофессиональные задачи.

Вывод: даже присутствие сотрудника на своем рабочем месте, заинтересованный вид и громкое стучание по клавишам клавиатуры не дают гарантию, что человек занимается непосредственно рабочими делами.

Причины неэффективного расходования рабочего времени

Рабочее время идет, а результаты работы невпечатляющие, а то и вовсе близки к нулю. Такое может возникнуть в силу разных причин. В первую очередь, их можно условно разделить на 2 группы: рабочие и личные.

К рабочим относятся:

К личным относятся:

И рабочие, и личные причины в равной степени влияют на снижение эффективности расходования рабочего времени. А если всё вместе? Совещаний – тьма, свет отключили, дома – ремонт, а котиков посмотреть в Инстаграме очень хочется, хотя бы ради того, чтобы от проблем абстрагироваться. Вот уж где об эффективности нет и речи.

Вывод: чтобы понять причины, нужно взять под контроль рабочие процессы компании и трудовое время каждого сотрудника. А затем – проанализировать и принять меры.

Контроль рабочего времени сотрудников

Отследить, насколько эффективно тратится рабочее время в компании – первый шаг. Чтобы составить общую картину, нужно посмотреть:

Вывод: чтобы понять, насколько эффективно расходуется рабочее время, придется в деталях уделить внимание каждому аспекту.

Методы контроля рабочего времени

Контролировать рабочее время от момента входа на предприятие до заключительной минуты рабочего дня можно разными методами. Отбросим те, что требуют привлечения дополнительных людей и нарушают личные границы. Оставим самые популярные:

Вывод: каждый из этих методов делает акцент на какой-то одной стороне процесса. Чтобы охватить и дисциплину, и отвлечения, и наполнение рабочего времени, можно применять их в комплексе. А можно обратиться к современным IT-решениям.

Автоматический учет рабочего времени

Современные технологии шагнули далеко вперед. И это касается не только бытовой техники и средств связи. В сфере контроля рабочего времени компании, что идут в ногу со временем и ориентируются на результат, используют системы мониторинга, поскольку они, в первую очередь, экономят:

Функционал программ учета рабочего времени

Главный плюс автоматического ПО – универсальность, когда внедрение единственной программы решает сразу все задачи, которые другие методы реализуют узконаправленно. Например, CrocoTime от отечественной компании Инфомаксимум:

Вывод: автоматические программы учета рабочего времени – на сегодняшний день самый продуманный и экономически выгодный вариант. Максимум информации о компании и ее персонале при минимальных затратах средств и времени.

Применение полученной информации

Один из решающих плюсов автоматического контроля – это готовая аналитика. Руководителям не надо приводить под общий знаменатель отчеты подчиненных. Достаточно лишь сделать выводы. IT-решения помогают:

Все это становится основой для принятия управленческих решений, которые урегулируют внутренние процессы в компании. Здесь руководителю нужно действовать, исходя из конкретной ситуации.

Например, мониторинг показывает, что сотрудник часто задерживается. При этом фотография рабочего дня наглядно говорит, что в трудовые часы человек и правда работал, не поднимая головы. Значит, человек перегружен. Почему:

Кроме того, CrocoTime – это не программа исключительно для руководителя. Это система, которая помогает всем участникам процесса увидеть свою эффективность. Достаточно дать доступ к результатам мониторинга, чтобы человек посмотрел на себя со стороны, ведь ПО рисует максимально непредвзятую картину. А дальше – заинтересованный сотрудник сделает выводы, увидит точки роста, поймет, где нужно исправиться или подтянуться. А незаинтересованный… Покажет, насколько он незаинтересованный. И тем самым тоже даст руководству основу для дальнейших действий.

Вывод: поиск причин неэффективного расходования рабочего времени тоже должен быть эффективным. И здесь современные IT-решения явно выигрывают. Контролировать компанию, независимо от ее штата, можно всего одним инструментом – системой CrocoTime.

Прочитайте другие статьи в нашем блоге

Как выявить потери рабочего времени у сотрудников?

В среднем 11 часов из жизни человека уходит на сон, еду, личную гигиену. Из оставшихся 13 в сутках 8 (при стандартном графике работы) должны быть посвящены работе. Но любопытное исследование компании FinExpertiza говорит о другом: ежедневно время уходит на быт, культуру и.

Как провести выбор сотрудников на сокращение?

45% работодателей в рамках опроса еще в мае 2020 заявили, что численность сотрудников в их компаниях сократилась. Причина тому – сложные экономические условия, которые породила пандемия коронавируса. Более того, буквально за месяц, с сентября по октябрь этого года число компаний, которые готовы.

Источник